Hyppää sisältöön

Howspace-viestintäalustalla sujuvampaan yhteistyöhön organisaatioiden välillä

| Blogi, Yleinen

Tänä vuonna olemme saaneet käyttää Howspace-alustaa hyvinvointialueen muutosviestinnässä sekä PirSOTE- ja PirKOTI-hankkeiden viestintä- ja työpaja-alustana.

Päätavoitteina alustan käyttöönotossa oli vähentää ylimääräistä ja hajanaista sähköpostittamista keskittämällä viestintää, tarjota valmisteluprosessin erilaisille työryhmille tila sujuvampaan yhteistyöhön monen eri organisaation välillä, sekä mahdollistaa mielekkäät ja osallistavat etätyöpajat valmistelun aikana.

Matka on ollut jännittävä. Kun aloitimme alustojen suunnittelun yhdessä kollegani Tatu Hirvelän kanssa KOMAS-hankkeessa marras-joulukuussa 2021, oli meillä vain aavistus siitä, miten suuriin mittoihin alusta lopulta tulisikaan kasvamaan. Alustavan suunnittelun ja tavoitteiden kirkastamisen jälkeen edessä olivat ensimmäisten sisällöntuottajien koulutukset, ja tätä oppimismatkaa on jatkettu tähän päivään asti.

Vuoden alusta olen yksin jatkanut luomiemme alustojen pääkäyttäjänä ja teknisenä tukena. Virallisesti olen osa PirSOTE-hanketta, mutta yhteydenpito hyvinvointialueen valmistelijoiden kanssa on ollut totta kai aktiivista. Tavoitteenani on ollut mahdollisimman rento, henkilökohtainen ja nopeasti pulmatilanteisiin reagoiva tuki sekä sisällöntuottajille että työtilojen käyttäjille, ja mielestäni tässä on onnistuttu. Ulospäin näkyvä työmme alkoi jo PirSOTEn sosiaalihuollon pilottialustalla, jolla lähdimme ennakkoluulottomasti kokeilemaan erilaisia tapoja rakentaa sivuja osallistujien käyttöön. Samalla pohdimme parhaita keinoja hallita pian kasvavaa ja kasvutahdiltaan kiihtyvää käyttäjärekisteriämme. Tämä työ kantoi hedelmää, kun nyt melkein kaksituhatpäiseksi kasvaneiden käyttäjärekisteriemme hallinta on vieläkin mahdollista ja tämä hallinta voidaan tehdä tietoturvallisella tavalla.

Alustojen käyttäjäaktiivisuus on kasvanut tasaisesti koko vuoden. Käyttäjien aktiivisuus kumpuaa ennen kaikkea siitä, että alustoilla olisi mahdollisimman ajantasaista ja mielekästä sisältöä, joka on mahdollisimman sujuvasti katsottavissa yhdestä paikasta. Aina tässä ei ole onnistuttu, mutta olemme vuoden aikana saaneet silläkin tasolla kehitystä aikaan siitäkin huolimatta, että alustojemme sivustorakenteet ovat huomattavasti monimutkaistuneet. Ei hullumpi suoritus, kun ottaa huomioon, että suurin osa sivujen sisällöntuottajista ja päivittäjistä tekee tätä työtä muiden kiireellisten töiden ohella. Iloa tuottaa myös jokainen Kysy-palstan tärkeä kysymys, johon on Howspacen avulla pystytty vastaamaan täsmällisesti ja siten, että muutkin asiaa miettivät näkevät heti vastaukset. Omalta osaltani olen pyrkinyt panostamaan päivästä tai vuodenajasta riippumatta ystävälliseen ja ripeään asiakaspalveluun ja tekniseen tukeen – toivottavasti tämä on jäänyt joillekin käyttäjistämme myös mieleen.

Howspace taipuu monenlaiseen käyttöön. Potentiaalia olisi vieläkin monipuolisempaan alustan hyödyntämiseen, mutta on ollut hienoa katsoa, miten esimerkiksi PirSOTE- ja PirKOTI-hankkeiden tiimit ovat ottaneet nopeasti itse haltuun uutta alustaa ja valmistelleet entistä selkeämpiä ja osallistavampia etätyöpajoja. Työpajojen juoksutus on parhaimmillaan sujunut kuin tanssi, kun tukena on ollut huolellisesti ennakkoon suunniteltu runko, joka etenee tilanteesta riippuen joko järjestäjien tai osallistujien oman tahdin mukaan. Myös eriaikainen työskentely ja omien vastausten täydentäminen jälkikäteen on mahdollista. Työpajaan tuotettua sisältöä voidaan esitellä tekoälyn avulla lennosta luoduilla visualisoinneilla ja valmiit tulokset pystytään analysoimaan samoja tekoälyominaisuuksia apuna käyttäen. Rohkeimmat ovat käyttäneet myös Howspaceen sisäänrakennettua kokoussovellusta, jolloin koko työpajatyöskentely voidaan tehdä täysin samalla alustalla. Tällaisia mahdollisuuksia ei perinteisissä Teams-pohjaisissa työpajoissa aina ole ollut, ja se näkyy työpajojen lopputuotoksissa ja saamassamme positiivisessa palautteessa.

Työ jatkuu vielä ainakin muutaman intensiivisen kuukauden ajan. Hyvinvointialueiden toiminnan täysipainotteinen aloitus häämöttää jo aivan ovella. Näyttää siltä, että viestinnän ja työpajan alustallemmekin on siis vielä rutkasti käyttöä edessä.

Kirjoittaja odottaa mielenkiinnolla ja luottavaisin mielin hyvinvointialueen aloittamista, sillä hän on nähnyt omin silmin sen valmistelijoiden sitoutumisen ja valtavan ammattitaidon.

  • Projektiasiantuntija (PirSOTE-hanke) Markus Lappi

    Työskentelen projektiasiantuntijana PirSOTE-hankkeessa, jossa tehtävänäni on viestintäalustojen rakentaminen Pirkanmaan hyvinvointialueen ja sote-hankkeiden henkilöstön käyttöön. Vastaan etenkin alustan teknisestä toteutuksesta, käyttökoulutuksesta sekä yhteistyöstä palveluntarjoajan kanssa.

Kaikki artikkelit