Hyppää sisältöön

Palvelutarvelähtöinen, keskitetty työvuorosuunnittelu vähentää kuormitusta ja säästää kustannuksia

| Blogi, Yleinen

Pirkanmaalla toteutettiin neljän kunnan eri yksiköissä henkilöstövoimavarojen tiedolla johtamisen kuntapilotti ajalla 11.1. - 31.12.2021.

Pilotissa haluttiin erityisesti kokeilla ja kehittää keskitettyä ja toimintalähtöistä, asiakkaan palvelutarpeeseen perustuvaa työvuorosuunnittelua. Koska pilotissa lähtökohtana työvuorosuunnittelulle oli ennen kaikkea asiakkaan palvelutarve, sovimme, että käytämme toimintamallista sitä paremmin kuvaavaa nimeä: palvelutarvelähtöinen keskitetty työvuorosuunnittelu.

Lähtötilanne: työvuorosuunnittelua tehtiin oman henkilöstön voimin

Kuntapilotissa saatiin näkymä siitä, miten työvuorosuunnittelu ja lomasuunnittelu on toteutunut aikaisemmin Pirkanmaalla eri kunnissa ja eri yksiköissä. Useassa yksikössä oli aikaisemmin työvuorosuunnittelun tehnyt henkilöstön edustaja, jolloin henkilöstön työaika oli pois asiakastyöstä. Osassa yksiköissä oli aikaisemmin käytössä autonominen/yhteisöllinen työvuorosuunnittelu. Autonomisesta/Yhteisöllisestä työvuorosuunnittelusta huolimatta esihenkilöt joutuivat tekemään paljon muutoksia ja hienosäätöä suunnitteluun, siinä vaiheessa, kun työvuorosuunnitelmat tulivat henkilöstöltä heille.

Työvuorosuunnitteluun oli jäänyt myös ns. tyhjiä vuoroja, jolloin vuoroihin oli otettu sijaisia huolimatta siitä, että kaikissa vakansseissa oli ollut tekijä. Näin ollen sijaisia oli käytetty, vaikka todellisuudessa oma henkilöstö olisi pitänyt riittää kaikkiin vuoroihin. Kesälomasuunnittelua oli toteutettu siten, ettei koko lomakautta toukokuun alusta syyskuun loppuun oltu käytetty hyväksi. Lomat olivat keskittyneet kesä- heinä- ja elokuulle, jolloin lomalla oli yhtä aikaa paljon vakituista henkilöstöä.

Työvuorosuunnittelun keskittäminen vapautti työaikaa muuhun

Pilotissa nousi esille, että keskittämällä työvuorosuunnittelua vapautettiin esihenkilön työaikaa henkilöstön ja palvelun lähijohtamiseen etenkin sen jälkeen, kun taustatiedot ja asiakasvirta-analyysit oli tehty yksiköissä. Niissä yksiköissä, joissa työntekijät olivat tehneet aikaisemmin työvuorosuunnittelua, vapautettiin heidän työaikaansa asiakastyöhön. Myös oikeudenmukaisuuden kokemus lisääntyi, kun suunnittelun teki yksikön ulkopuolinen henkilö. Henkilöstöltä tuli korjaavaa palautetta etenkin pilotin alussa, mutta se väheni pilotin edetessä.

Lomasuunnittelu yhtenä ratkaisuna henkilöstön riittävyyden turvaamiseen

Kun työvuorosuunnittelussa määritettiin ja varmistettiin riittävä osaaminen eri työvuoroissa, noudatettiin ergonomista työvuorosuunnittelua ja muutettiin tarvittaessa vuororakenteita asiakasvirta- analyysien perusteella pystyttiin vähentämään henkilöstön työn kuormittavuutta ja vaikuttamaan asiakkaiden palveluun ja asiakasturvallisuuteen suotuisasti. Osaavan henkilöstön riittävyys pystyttiin turvaamaan paremmin laskemalla kesälomaoikeudet (65 prosenttia lomaoikeudesta jokaiselta työntekijältä) ja kesälomajanojen määrä tarkasti. Lisäksi lomasuunnittelussa käytettiin koko kesälomakautta toukokuun alusta syyskuun loppuun.

Niissä ympärivuorokauden toimivissa yksiköissä, joissa lomasuunnittelu toteutettiin pilotin pelisääntöjen mukaan, vähenivät sijaiskustannukset edellisen vuoden tarkastelujaksoon verrattuna. Myös työvuorosuunnittelun voimakkaasti ylikuormittavat päivät vähenivät edellisen vuoden tarkastelujaksoon verrattuna.

Esihenkilöillä tärkeä rooli toimintamallin käyttöönotossa

Kuntapilotissa korostui lähiesihenkilön tärkeä rooli uuden toimintamallin "markkinoinnissa" ja sanoittamisessa henkilöstölle. Lähiesihenkilön ja johdon sitoutuminen keskitettyyn asiakkaan palvelutarpeeseen perustuvaan työvuorosuunnitteluun ja yhteisistä pelisäännöistä kiinnipitäminen olivat perusedellytys pilotin onnistumiselle. Tiivis yhteistyö resurssisuunnittelijan ja yksiköiden esihenkilöiden kesken oli hankkeen onnistumisen kannalta tärkeää. Resurssisuunnittelijan säännölliset käynnit yksiköissä, säännölliset kyselyt työvuorosuunnittelun onnistumisesta ja yksiköiden henkilöstöedustajien tapaamiset tukivat henkilöstön osallistamista.

Asteittain kohti ohjelmistoavusteista työvuorosuunnittelua

Pilotin yhtenä tavoitteena on ollut kehittää toimintamallia kohti automatisoitua ja optimoitua työvuorosuunnittelun prosessia. Asiakkaan palvelutarpeeseen perustuvan keskitetyn työvuorosuunnittelun kautta on ollut mahdollista kehittää yhdessä esihenkilöiden ja henkilöstön kanssa toimintamalleja, joita automatisoidun työvuorosuunnittelun prosessi edellyttää. Keskitetyllä työvuorosuunnittelulla ja myöhemmin ohjelmistoavusteisella työvuorosuunnittelulla voidaan vapauttaa tulevaisuudessa esihenkilöiden työaikaa henkilöstön ja palvelun lähijohtamiseen. Toimintamallin kehittämistä jatketaan vuonna 2022 PirSOTE:ssa (Pirkanmaan tulevaisuuden SOTE -hanke) ja otetaan käyttöön tulevaisuudessa asteittain hyvinvointialueella.

Kaikki artikkelit